Kantor Depan bagi tamu saat memasuki suatu Hotel, untuk itu kesiapan, kesigapan, ketepatan serta kemampuan semua karyawan di bagian kantor depan dalam menjalankan fungsi tugas dan tanggung jawabnya sangatlah menentukan dalam memberikan impresi baik maupun kurang baik atau buruk pada para tamu Hotel sebelum para tamu tersebut mendapatkan pelayanan dan pengalaman yang lainnya saat mereka dating untuk menginap maupun tidak di suatu Hotel.
Ingat ada dorongan motivasi berupa slogan bagi karyawan kantor depan sebagai berikut: “ WE DO NOT HAVE A SECOND CHANCE GIVE GOOD IMPRESSION OUR GUESTS” (Kita tidak pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk memberikan impresi yang baik kepada para tamu kita).
Kantor depan hotel(front office) secara operasional berhubungan dengan tamu dan area kerjanya tidak jauh dari lobby, daerah yang paling ramai hilir mudik tamunya, oleh sebab itu bagian ini disebut dengan bagian front office. Kantor depan hotel merupakan salah satu bagian dari hotel yang paling penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh hotel. Tujuan dari kantor depan hotel adalah sebagai berikut:a. Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel dari tahun ke tahunb. Meningkatkan jumlah tamu langgananc. Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat kepada tamud. Membentuk citra hotel yang positifKantor depan hotel memiliki fungsi dalam mewujudkan tujuan darihotel, fungsi tersebut dilakukan oleh petugas kantor depan sehari-hari,adapun fungsi-fungsi tersebut adalah:
a. Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain: menerimapemesanan kamar, melakukan pendaftaran tamu, memblok kamar
b. Memberikan informasi dan aktivitas yang ada di hotel maupun diluar hotel
c. Mengkoordinasikan memenuhi keinginan tamu serta memberikan pelayanan yang maksimal
d. Melaporkane. Mencatat, memeriksa pembayaran tamu serta menangani rekening tamu
f. Membuat laporan. Memberikan pelayananh. Memberikan pelayanan barangi. Menyelesaikan keluhan
Selain mempunyai fungsi yang penting, front office juga berperan pentingdalam hal pelayanan dan pencapaian tujuan hotel yakni memberikanpelayanan yang diharapkan oleh tamu, membentuk citra hotel danpendapatan yang maksimal. Peranan itu antara lain:
a. Pemberi informasi
Petugas kantor depan diharapkan mampu memberikan informasiyang jelas, benar dan cepat tentang produk, fasilitas, aktivitas,pelayanan yang ada di hotel maupun di luar hotel, informasi yangdiberikan tidak hanya terbatas untuk tamu tetapi informasi yangdibutuhkan oleh kolega/teman sejawat lainnya.
b. Penjual (sales person)
Petugas kantor depan diharuskan mempunyai jiwa menjual, selaindikarenakan fungsi utama menjual produk hotel, bagian ini adalahbagian yang sering berhubungan langsung dengan tamu hotel.
c. Wakil manajemen
Petugas kantor depan dalam keadaan tertentu dapat berperansebagai wakil manajemen untuk mengatasi/menyelesaikan masalahyang timbul di luar jam kerja manajemen
d. Penyimpan data
Sumber data kegiatan hotel banyak berasal dari laporan yang dibuatoleh petugas kantor depan dan penyimpanan data tersebut juga dibagian kantor depan, oleh sebab itu data yang dibuat dan disimpan harus selalu terkini, sehingga manajemen dapat membuat keputusandan kebijakan yang tepat untuk masa yang akan datang
e. Diplomatis
Petugas kantor depan pada situasi dan kondisi tertentu diharapkanmampu melakukan tindakan secara diplomatis sehingga dapatmenjaga hubungan yang baik dengan tamu dan pihak lain.
f. Pemecah masalah
Petugas kantor depan diharapkan dapat memecahkan masalah yangdialami oleh tamu, tak terkecuali masalah yang berasal dari bagian lain.
g. Humas
Petugas kantor depan berperan secara baik, aktif dalamberhubungan dengan tamu dan masyarakat sekitar agar terjadihubungan yang harmonis dan berdampak pada pembentukan citra hotel yang baik