a) Permintaan penambahan atau perpindahan kamar dicatat dalam OT log book: jam order taker, no kamar, jenis permintaan, pemberi order, penerima oorder, ketarangan
b) Permintaan penambahan atau perpindahan kamar segera disampaikan ke petugas Front office melalui telepon atau alat komunikasi yang lain
c) Pelaksanaan maupun administrasi penambahan atau perpindahan akamar akan dilaksanakan oleh petugas front office
d) Guna meyakinkan kamar yang diminta dalam kondisi siap pakai (siap dijual) room attendant harus memeriksa ulang kondisi dari kamar tersebut
e) Khusus untuk perpindahan kamar harus dicatat alasannya, dan kamar segera dibersihkan kembali.
Peminjaman peralatan atau barang
a) Permintaan peminjaman peralatan atau barang di catat dalam order taker log book; jam order taker, no kamar, jenis permintaan, pemberi order, penerima order, keterangan.
b) Permintaan peminjaman peralatan atau barang segera disampaikan ke petugas kamar melalui telepon atau alat komunikasi yang lain.
c) Petugas kamar (room attendant) mengantar peralatan yang diminta oleh tamu
d) Untuk barang cukup mahal harganya, harus disertai dengan formulir peminjaman yang harus ditandatangani oleh tamu
e) Untuk barang yang berisiko hilang (di bawa oleh tamu) peminjaman harus disertai dengan uang jaminan dengan jumlah yang sudaha ditentukan dan uang tersebut diserahkan ke FOC dengan disertai MC (Miseleneus Charge)
f) Jika barang yang dipinjam dikembalikan, uang jaminan akan dikembalikan ke tamu
g) Jika barang yang dipinjam di bawa oleh tamu, uang jaminan akan dimasukkan ke dalam income tambahan hotel.
Prosedur pengiriman dan pengembalian barang yang dipinjam
1). Pengiriman barang pinjaman:
• Memilih dan memeriksa barang dalam keadaan bersih dan berfungsi baik.
• Mencatat barang dan kepada siapa barang tersebut dikirimkan.
• Kirimkan barang dan atur dengan tepat.
Beritahukan kepada tamu tentang pemakaiannya jika diperlukan. Gunakan nama tamu ketika mengirim barang.
• Kumpulkan formulir pinjaman setelah ditandatangani tamu dan tinggalkan lembar salinannya untuk tamu
• Kembalikan salinan formulir pinjaman tersebut ke kantor Housekeeping (1 lembar untuk arsip, 1 lembar untuk Front Office)
• Catat ke dalam log book (Untuk barang yang kecil seperti fasilitas untuk kamar mandi hanya perlu dicatat pengantarannya pada log book).
2). Pengembalian barang pinjaman, jika tamu masih terdaftar:
• Konfirmasikan melalui telepon dan cari tahu apakah tamu sudah selesai menggunakannya.
• Jika barang tersebut sudah tidak diperlukan lagi, ambil barang dan salinan formulirnya dari tamu.
• Kembalikan barang ke gudang. Periksa apakah barang tersebut masih dalam keadaan baik dan simpan di tempat yang semestinya.
• Catat pengembalian barang dalam log book.
• Jika tamu telah keluar / check out, ambil barang dari kamar tamu.