Pemeliharaan tak terencana adalah jenis pemeliharaan yang dilakukan secara tiba-tiba karena suatu alat atau peralatan akan segera digunakan. Seringkali terjadi bahwa peralatan baru digunakan sampai rusak tanpa ada perawatan yang berarti, baru kemudian dilakukan perbaikan apabila akan digunakan. Dalam manajemen instrumen pemeliharaan, cara tersebut dikenal dengan pemeliharaan tak terencana atau darurat (emergency maintenance).
Pada umumnya metode yang digunakan dalam penerapan pemeliharaan adalah metode darurat dan tak terencana. Metode tersebut membiarkan kerusakan alat yang terjadi tanpa atau dengan sengaja sehingga untuk menggunakan kembali peralatan tersebut harus dilakukan perbaikan atau reparasi. Pemeliharaan tak terencana jelas akan mengganggu proses produksi dan biasanya biaya yang dikeluarkan untuk perbaikan jauh lebih banyak nstrument dengan pemeliharaan rutin.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa dalam sistem perawatan terdapat dua kegiatan pokok yang berkaitan dengan tindakan perawatan , yaitu :
a. Perawatan yang bersifat preventif
Perawatan ini dimaksudkan untuk menjaga keadaan peralatan sebelum peralatan itu menjadi rusak . pada dasarnya yang dilakukan adalah perawatan yang dilakukan untuk mencegah timbulnya kerusakankerusakan yang tak terduga dan menentukan keadaan yang dapat menyebabkan fasilitas kerja mengalami kerusakan pada waktu digunakan dalam proses kerja.
Dengan demikian semua fasilitas–fasilitas kerja yang mendapatkan perawatan preventif akan terjamin kelancaran kerjanya dan selalu diusahakan dalam kondisi yang siap digunakan untuk setiap proses kerja setiap saat. Hal ini memerlukan suatu rencana dan jadwal perawatan yang cermat dan rencana yang lebih tepat. Perawatan preventif ini sangat penting karena kegunaannya yang sangat efektif didalam fasilitas–fasilitas kerja yang termasuk dalam golongan “critical unit“ sedangkan ciri–ciri dari fasilitas produksi yang termasuk dalam critical unit ialah kerusakan fasilitas atau peralatan tersebut akan :
Membahayakan kesehatan atau keselamatan para pekerja
Mempengaruhi kualitas produksi yang dihasilkan
Menyebabkan kemacetan seluruh proses produksi
Harga dari fasilitas tersebut cukup besar dan mahal
Dalam prakteknya perawatan preventif yang dilakukan oleh suatu bengkel kerja atau perusahaan dapat dibedakan lagi sebagai berikut :
Perawatan rutin , yaitu aktivitas pemeliharaan dan perawataan yang dilakukan secara rutin (setiap hari) . Misalnya pembersihan peralatan, pelumasan oli , pengecekan isi bahan bakar, air pendingin dan lain sebagainya .
Perawatan periodic, yaitu aktivitas pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan secara periodic atau dalam jangka waktu tertentu , misalnya setiap 100 jam kerja mesin, lalu meningkat setiap 500 jam sekali , dan seterusnya. Misalnya pembongkaran silinder, penyetelan katup – katup , pemasukan dan pembuangan silinder mesin dan sebagainya .
Perawatan preventif akan menguntungkan atau tidak tergantung pada :
Distribusi dari kerusakan. Pada penjadwalan dan pelaksanaan perawatan preventif harus memperlihatkan jenis distribusi dari kerusakan yang ada , karena dengan mengetahui jenis distribusi kerusakan dapat disusun suatu rencana perawatan yang benar–benar tepat sesuai dengan latar belakang mesin tersebut .
Hubungan antara waktu perawatan prerventif terhadap waktu perbaikan, hendaknya diantara kedua waktu ini diadakan keseimbangan dan diusahakan dapat dicapai titik maksimal. jika ternyata jumlah waktu untuk perawatan preventif lebih lama dari waktu menyelesaikan kerusakan tiba–tiba , maka tidak ada manfaatnya yang nyata untuk mengadakan perawatan preventif, lebih baik ditunggu saja sampai terjadi kerusakan .
Pemeliharaan preventif memerlukan suatu daftar seperti halnya pekerjaan rutin, mencakup : jadwal pemeliharaan peralatan, data hasil pengetesan, peralatan khusus (apabila diperlukan), keterangan pengisian pelumas, buku petunjuk pemeliharaan, tingkat pengetahuan pekerja terhadap pekerjaan tersebut.
Untuk memberikan informasi kepada bagian pemeliharaan, maka tiap jadwal pemeliharaan dibuat pada kartu control atau formulir yang dapat memberi informasi dengan jelas. Pada setiap jadwal pemeliharaan dituliskan identifikasi alat dengan nomor sandi, nama alat, nomor pengganti, dan tanggal pemasangan pertama serta pengerjaan perawatan yang telah dilakukan.
b. Perbaikan yang bersifat korektif
Perbaikan merupakan perawatan alat, barang/benda sistem yang rusak. Pada dasarnya aktivitas yang dilakukan adalah pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan setelah terjadinya suatu kerusakan atau kelainan pada fasilitas atau peralatan. Kegiatan perbaikan sering disebut sebagai kegiatan reparasi.
Perawatan korektif dapat juga didefinisikan sebagai perbaikan yang dilakukan karena adanya kerusakan yang dapat terjadi akibat tidak dilakukanya perawatan preventif maupun telah dilakukan perawatan preventif tapi sampai pada suatu waktu tertentu fasilitas dan peralatan tersebut tetap rusak, jadi dalam hal ini kegiatan perawatan sifatnya hanya menunggu sampai terjadi kerusakan baru kemudian diperbaiki atau dibetulkan.