Kelengkapan yang harus ada pada housekeeping office untuk melayani permintaan tamu adalah :
1. Computer system
2. Switboard Telephone
3. Telephone
4. Hotel Information
5. White board/Housekeeping Information
6. Order Taker Log book
7. Lost & Found Form
8. Lost & Found Book
9. Work Order
10. Pager
11. Pest Control Book
12. MC Book
13. Key Control
14. Key Drop
Pengertian Prosedur Penanganan Pelayanan Housekeeping Penanganan Pelayanan Housekeeping yaitu segala aspek layanan yang dibutuhkan oleh tamu sesuai dengan prosedur yang berlaku dan batas yang telah ditentukan yang terkait dengan karakter dan budaya tamu yang menginap di hotel tersebut.
Langkah-Langkah Menangani Permintaan Tamu :
1. Greeting dan tawarkan bantuan.
2. Dengarkan dengan baik dan konfirmasikan permintaan tamu (bila perlu dicatat) untuk menghindari kesalahan
3. Beritahukan pada tamu jangka waktu yang diperlukan untuk memenuhi permintaan tersebut.
4. Segera follow up / laksanakan segera permintaan tamu sesuai dengan jangka waktu yang disepakati.
5. Laporkan peminjaman ke Housekeeping ( masukkan ke dalam log book & formulir permintaan )
6. Identifikasi barang yang diminta
7. Memilih barang
8. Mengirim barang
9. Meletakkan & menata barang jika diperlukan sesuai dengan fungsinya
10. Menjelaskan cara penggunaan/ prosedur pemakaian alat sesuai dengan keamanan dan keselamatan kerja.
11. Memberitahukan standar batas waktu maksimal pemakaian ( sesuai kesepakatan ) dan akan diambil apabila sudah selesai
12. Menawarkan bantuan lain bila diperlukan.
13. Mohon ijin pada tamu apabila sudah selesai melayani permintaan tamu tsb dengan ramah dan sopan.
Keterampilan-keterampilan lain yang harus dimiliki oleh Room Attendant dalam menangani Permintaan tamu:
a. Cara menangani permintaan
Didalam memberikan pelayanan tambahan tersebut seorang petugas housekeeping dituntut untuk mampu memberikan pelayanan yang maksimal terhadap tamu.Oleh karena itu seorang petugas housekeeping perlu memiliki sikap yang profesional dalam menangani tamu
b. Menyambut Tamu
Dalam rangka menciptakan dan meningkatkan mutu pelayanan dan citra/image yang baik bagi hotel, tamu mengharapkan pelayanan yang memuaskan (ramah, sopan, cepat dan tepat) dengan tujuan untuk memberikan pelayanan yang memuaskan.
Keuntungan Bagi tamu :
• Dengan menyambut / menyapa sambil menyebut nama tamunya, tamu akan merasa diperlakukan istimewa
• Pelayanan hotel akan berkesan familiar bagi tamu
• Tamu akan selalu ingat dengan pelayanan yangbdiberikan hotel tersebut dan menarik tamu untuk datang kembali.
Keuntungan Bagi Hotel:
• Meningkatkan image yang baik bagi hotel dan karyawan, karena Hotel terkenal dengan cara pelayanannya yang ramah karena selalu menyebut nama tamu bahkan
menanyakan kabarnya, pada setiap pelayanan yang diberikan
• Dengan pelayanan seperti tersebut di atas dapat meningkatkan occupancy hotel, dengan occupancy yang meningkat berarti pendapatan hotel akan ikut meningkat juga.
• Dengan image yang sudah terbangun dapat dikatakan sebagai sarana promosi gratis dari hotel melalui mulut tamu.
Order Pembersihan Kamar (Order Pembersihan kamar baik yang langsung dari tamu maupun melalui Front Office)
1) Order taker segera menyampaikan permintaan tersebut kepada petugas kamar (room attendant/floor supervisor) dengan menggunakan telepon/pager.
2) Hal yang harus dicatat order taker mencatat permintaan pelayanan pembersihan kamar ke dalam order taker log book
3) Jam menerima order, no kamar, jenis order, asal order, dan nama room attendant yang menerima order
4) Berdasarkan order tersebut room attendant segera datang dan membersihkan kamar bersangkutan
5) Note: jika room attendant masih bekerja di kamar lain, floor supervisor wajib memberitahu tamu untuk menunggu sebentar, dan minta maaf atas keterlambatannya.