Layanan Housekeeping Untuk Tamu

Gambar 4.58: Peralatan Layanan Houskeeping

Pengertian Order Taker
Petugas housekeeping yang menangani pekerjaan dalam hal penanganan tambahan yang berhubungan dengan housekeeping maupun departemen lain yang disampaikan melalui telepon ke bagian housekeeping. Fungsi order taker adalah Untuk memastikan tamu yang menginginkan pelayanan housekeeping yang berhubungan dengan kondisi kamar (tambahan fasilitas maupun kerusakan) dapat segera ditindak lanjuti oleh staf housekeeping dengan efektif.

Di dalam mengelola hotel sangat diperlukan sekali bagian-bagian yang bertanggung jawab atas pekerjaan yang menjadi tugasnya. Diantara bagian yang satu dengan yang lain mempunyai fungsi dan tugas yang berbeda. Tetapi mempunyai keterkaitan di dalam pelaksanaan operasional, baik secara langsung maupun tidak langsung. Untuk menentukan tugas dan tanggung jawab maka dibuatlah “job description” bagian order taker yaitu sebagai berikut :

Deskripsi Jabatan
Jabatan : Order Taker
Departemen Housekeeping
Bertanggung jawab : Houseman Supervisor
Tugas Pokok: Bertanggungjawab terhadap administrasi, operasional Housekeeping dan menerima, mencatat serta memberikan informasi yang dibutuhkan oleh tamu

Uraian tugas:
1) Membaca log book, functions sheet, expected arrival dan expected departure
2) Membagikan kunci kepada room boy sesuai dengan sectionnya
3) Menindaklanjuti informasi-informasi yang diterima dari tamu maupun dari departemen lain seperti: tamu check out, expected departure, expected arrivel dan lain-lain
4) Mencatat seluruh informasi yang diterima pada log book
5) Memberikan informasi mengenai status kamar kepada room boy
6) Bertanggung jawab atas pengeluaran ekstra item untuk tamu
7) Membuat work order untuk diteruskan kepada engineering sesuai dengan kondisi kerusakan yang dilaporkan room boy
8) Mengerjakan administrasi dan pembukuan atas pengeluaran item-item dan guest supplies secara detail
9) Mengontrol penggunaan guest supplies dan pengambilannya ke gudang
10) Mengorder guest supplies dan item lainnya berasarkan kebutuhan operasional
11) Mengorder bunga untuk keperluan front office dan sesuai permintaan
12) Menerima dan menyimpan master key yang diserahkan oleh room boy pada akhir shift
13) Menyampaikan informasi-informasi penting melalui log book kepada shift berikutnya
14) Memberikan perhatian khusus kepada tamu VIP long staying guest, house use
15) Membina hubungan baik dengan departemen lain

Sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing, maka setiap department mempunyai keterkaitan masing- masing, baik secara langsung maupun tidak langsung, karena setiap aktivitas yang dilakukan oleh masing-masing departemen tentunya akan melibatkan departemen lain sebagai unsur penunjang maupun keterlibatan langsung.